Jakie pliki przygotować do rozliczenia marketplace?

1. Firma, konto, okres i waluta

Zanim pobierzesz pierwszy plik, zapisz cztery rzeczy: której firmy dotyczy rozliczenie, z którego konta marketplace pochodzą dane, jaki okres rozliczasz i w jakiej walucie przychodzą wypłaty. Te informacje decydują o tym, które pliki są potrzebne i czy dane z różnych miejsc do siebie pasują.

Okres raportu i data przelewu często się różnią. Marketplace rozlicza sprzedaż w swoich cyklach, a przelew może trafić na rachunek kilka dni po końcu cyklu, czasem już w kolejnym miesiącu. Dlatego lepiej zbierać dane za pełny miesiąc i wszystkie cykle, które się z nim łączą.

Nie mieszaj kont ani walut w jednym zestawie. Jeśli sprzedajesz na kilku rynkach, przygotuj pliki osobno dla każdego konta i każdej waluty. Połączenie ich na tym etapie utrudnia późniejsze sprawdzenie.

2. Raport rozliczeniowy

Raport rozliczeniowy jest podstawą. Zwykle zawiera pozycje sprzedaży, opłaty, prowizje, zwroty i kwotę wypłaty za dany cykl. Od rodzaju dostępnego źródła zależy, czy raport ma identyfikator wypłaty, po którym da się go połączyć z przelewem.

• Pobierz raport za każdy cykl, który obejmuje rozliczany okres.
• Zachowaj plik w oryginalnej postaci, bez otwierania i zapisywania w arkuszu, który może zmienić format dat lub liczb.
• Nie zmieniaj nazwy pliku. Nazwa często zawiera okres i rodzaj raportu.

Niektóre marketplace udostępniają kilka raportów o podobnych nazwach. Jeśli nie wiesz, który jest właściwy, sprawdź stronę danego marketplace w zakresie obsługi albo opisz raporty w zgłoszeniu.

3. Dokumenty sprzedaży

Zanim cokolwiek trafi do księgowej, ustal z nią, jak ewidencjonowana jest sprzedaż z marketplace. Jeśli faktury sprzedaży są już w programie księgowym, wynik rozliczenia nie może prowadzić do zaksięgowania tej samej sprzedaży drugi raz.

Przygotuj listę dokumentów sprzedaży za okres, na przykład rejestr faktur z programu fakturującego. Pozwoli ona powiązać zamówienia z raportu z dokumentami, które już istnieją.

4. Faktury i raporty opłat

Operator marketplace wystawia dokumenty za swoje usługi: prowizje, opłaty za wystawienie, reklamę czy logistykę. Nie zakładaj, że każda opłata ma osobny dokument ani że wszystkie opłaty są na jednej fakturze. U różnych operatorów wygląda to inaczej.

• Pobierz faktury i noty za okres, a także korekty, jeśli były.
• Jeśli operator udostępnia osobny raport opłat, dołącz go do zestawu.
• Zapisz, za jaki okres wystawiono dokument. Faktura miesięczna może obejmować kilka cykli wypłat.

5. Wyciąg bankowy

Wyciąg potwierdza, co faktycznie wpłynęło na rachunek. Potrzebne są tylko przelewy od operatora marketplace i ich identyfikatory, a nie cała historia rachunku. Jeśli bank pozwala wybrać format, zapisz wyciąg w formacie elektronicznym, a nie jako zdjęcie.

Jeśli wypłaty przychodzą w walucie obcej albo są przeliczane przez bank, zanotuj to. Sposób przeliczenia na złote ustala księgowa według reguły przyjętej w Twojej firmie.

6. Kontrola kompletności

Na koniec przejdź przez listę poniżej. Możesz ją wydrukować i zaznaczać to, co już masz. Oryginalne pliki przechowuj w jednym miejscu, a do sprawdzenia przekazuj tylko bezpieczną próbkę, gdy ktoś o nią poprosi. Nigdy nie przesyłaj haseł ani kluczy dostępu do kont.

7. Następny krok

Gdy masz komplet, sprawdź, czy Twój marketplace i program księgowy są na liście zakresu obsługi, i przeczytaj poradnik o wyborze eksportu. Instrukcje pobierania raportów z konkretnych paneli podajemy dopiero po sprawdzeniu aktualnego panelu danego operatora, bo nazwy przycisków i zakładek się zmieniają.