1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest BuildFlow Angelika Kotarba, NIP 6711821792, REGON 364919712, ul. 1 Maja 13/1, 78-100 Kołobrzeg, Polska. Kontakt ogólny: hello@bilanso.io. W sprawach danych osobowych: support@bilanso.io.
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (brak obowiązku z art. 37 RODO). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem support@bilanso.io.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta: adres e-mail, zaszyfrowane hasło, nazwa organizacji, opcjonalnie NIP.
- Dane rozliczeniowe: dane z importowanych plików marketplace i wyciągów bankowych (m.in. numery rozliczeń, kwoty, numery rachunków, dane kontrahentów).
- Dane płatności: obsługiwane przez Stripe; nie przechowujemy danych kart.
- Dane techniczne: logi, adres IP (m.in. do ograniczania nadużyć), pliki cookie niezbędne do działania.
3. Cele i podstawy prawne
- Świadczenie Usługi i obsługa Konta - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
- Rozliczenia i obowiązki podatkowe - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
- Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
- Obsługa zgłoszeń i kontakt - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane wprowadzane do Usługi, dotyczące osób trzecich (np. kontrahentów lub klientów biura rachunkowego), są przetwarzane przez Usługodawcę jako podmiot przetwarzający w imieniu Użytkownika - na zasadach umowy powierzenia (DPA).
4. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
Korzystamy z następujących dostawców (dalszych przetwarzających):
| Podmiot | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Hosting bazy danych i uwierzytelnianie użytkowników | Unia Europejska (Frankfurt, region eu-central-1) |
| Vercel, Inc. | Hosting aplikacji (warstwa serwerowa i CDN) | UE / USA (transfer na podstawie standardowych klauzul umownych - SCC) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Obsługa płatności i subskrypcji | Irlandia (UE) z transferem do USA na podstawie SCC |
| Anthropic, PBC | Opcjonalne wspomaganie odczytu dokumentów AI (dane pseudonimizowane przed wysłaniem) | USA - tylko gdy funkcja AI włączona; transfer na podstawie SCC |
5. Transfer poza EOG
Główna baza danych i uwierzytelnianie znajdują się w UE (Frankfurt). Niektórzy dostawcy (np. Stripe, opcjonalnie Anthropic) mogą przetwarzać dane także poza EOG. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zawartych w umowach powierzenia z tymi dostawcami lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.
6. Okres przechowywania
- Dane konta - przez czas trwania umowy i do czasu jego usunięcia.
- Dane rozliczeniowe - przez okres korzystania z Usługi; po rozwiązaniu umowy usuwane lub anonimizowane w terminie 30 dni, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
- Dane wymagane prawem (np. dokumenty rozliczeniowe) - przez okres wynikający z przepisów.
- Pliki przekazane w zgłoszeniu do pomocy, na prośbę obsługi - do 30 dni od dodania, wcześniej, jeśli usunie je osoba, która je dodała, albo właściciel organizacji. Po tym czasie usuwamy treść pliku; w historii zgłoszenia zostaje jego nazwa, rozmiar, skrót SHA-256 i daty. Pliki sprawdzamy pod kątem rodzaju i rozmiaru, nie skanujemy ich programem antywirusowym.
- Pliki w trakcie przesyłania (import i pliki do zgłoszeń trafiają na serwer w częściach) - do chwili, w której import albo zgłoszenie je przejmie; przesyłanie niedokończone lub niewykorzystane usuwamy razem z częściami najpóźniej w ciągu doby.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu (art. 15-22 RODO), a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Wnioski prosimy kierować na adres support@bilanso.io.
8. Funkcje AI
Usługa może opcjonalnie korzystać z modeli AI (Anthropic) do wspomagania odczytu trudnych dokumentów. Przed wysłaniem do dostawcy AI dane są pseudonimizowane/redagowane (usuwane są identyfikatory takie jak nazwy i numery rachunków bankowych). Funkcja jest domyślnie wyłączona i stosowana wyłącznie wtedy, gdy zostanie włączona w danym wdrożeniu.
9. Pliki cookie
Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania Usługi (sesja logowania, wybór aktywnego podmiotu). Nie stosujemy plików marketingowych ani analitycznych wymagających zgody.
10. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na górze strony (wersja dokumentu).